Microsoft Outlook Kalender und Google Kalender synchronisieren – so gehen Sie vor

Sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich können Kalender eine wichtige Rolle spielen. Insbesondere dann, wenn eine ganze Vielzahl von Terminen ansteht und das Gedächtnis nicht mehr in der Lage ist, zuverlässig und rechtzeitig an die Wahrnehmung zu erinnern. Heutzutage greifen zahlreiche Menschen auf den Microsoft Outlook Kalender und/oder den Google Kalender zurück. Verwenden Sie beide Systeme und möchten Sie gerne den Microsoft Outlook Kalender und den Google Kalender synchronisieren, um viel Zeit und Aufwand in den verschiedenen Oberflächen zu sparen? Vielleicht möchten Sie auch den Kalender von einem Verein oder eines Geschäftspartners integrieren, um alle wichtigen Termine im Blick zu behalten. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die Kalender auf unterschiedlichem Wege zusammenführen und nutzen können. 

Kalender-App auf dem Smartphone – einfach und unkompliziert

Wenn Sie ein Smartphone von Apple oder Android nutzen und Sie die Termine ausschließlich auf dem mobilen Endgerät nutzen möchten, kann eine Synchronisation entfallen. Bei der jeweiligen Kalender-App können Sie mit wenigen Schritten mehrere Kalender hinterlegen und nutzen. Auch die Online-Version von Outlook bietet die parallele Verwendung von mehreren Kalendern als Feature an. 

So führen Sie die Kalender zusammen – die drei Varianten im Überblick

Es gibt unterschiedliche Wege, um die beiden Kalender zusammenzuführen. Die folgenden drei Vorgehensweisen sind besonders effizient und zielführend: 

1. Der Export und Import des aktuellen Terminstandes ist die einfachste Möglichkeit, um die beiden Kalender zusammenzuführen. Allerdings handelt es sich hierbei um keine Synchronisation im eigentlichen Sinne.
2. Gleichermaßen unkompliziert ist die Verwendung einer Drittanwendung. Die Software kümmert sich um die laufende und gleichzeitige Aktualisierung sowie Erweiterung der Termine in beiden Kalendern.
3. Wer keine Drittanbieter-Software verwenden möchte, kann die „Kalender abonnieren“-Funktion in Outlook verwenden. Auf diesem Wege werden die Termine des abonnierten Kalenders übertragen und fortlaufend aktualisiert.

1. Lösungsweg: Google Kalender exportieren und in der Outlook App importieren

Um den Google Kalender zu exportieren, müssen Sie zunächst die Online-Version des Dienstes in einem Browser aufrufen. Es ist erforderlich, dass Sie im gewählten Browser mit dem entsprechenden Google Konto angemeldet sind. Den Kalender können Sie über den folgenden Link aufrufen: 

https://calendar.google.com/ 

Gehen Sie nun wie folgt vor: 

1. Klicken Sie auf das Einstellungssymbol (Zahnrad) und im Anschluss auf „Einstellungen“.

2. Wählen Sie auf der Einstellungsseite im linken Bereich den Menüpunkt „Importieren & Exportieren“ auf. Klicken Sie dort auf „Exportieren“.

3. Im rechten Bereich werden unter „Exportieren“ nun die Kalender dargestellt, die über die Schaltfläche „Exportieren“ zu einem gezippten Archiv zusammengefasst und schließlich heruntergeladen werden. Die enthaltenen .ics-Dateien werden benötigt, um das Google Kalenderarchiv in Outlook zu importieren.

4. Navigieren Sie in der Outlook App über „Datei“ und anschließend „Öffnen und Exportieren“ zu „Importieren/Exportieren“. 

5. Klicken Sie im sich öffnenden Fenster auf „iCalender- (ICS) oder vCalender-Datei (VCS) importieren“ und im Anschluss auf „Weiter >“, um zum nächsten Fenster zu gelangen.

6. Wählen Sie im „Durchsuchen“-Fenster die .ics-Datei aus, die Sie importieren möchten, und klicken Sie auf „Öffnen“. Den importierten Kalender können Sie nun in Microsoft Outlook unter „Andere Kalender“ oder „Meine Kalender“ finden. 

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass es sich um einen Import des Kalenders zu einem festen Zeitpunkt handelt. Daher werden die im Google Kalender neu hinzugefügten oder aktualisierten Termine nicht synchronisiert. 

2. Lösungsweg: Google und Microsoft Kalender synchronisieren

Mit einer Drittanwendung kann eine direkte Synchronisation zwischen dem Google Kalender und dem Microsoft Outlook Kalender bewerkstelligt werden. Unter anderem das kostenlose Programm Outlook Google Calendar Sync ist empfehlenswert. Die Software können Sie sich mit wenigen Schritten von der offiziellen Produktseite herunterladen: 

https://phw198.github.io/OutlookGoogleCalendarSync/ 

Auf der Produktseite finden Sie auch eine ausführliche Anleitung, wie Sie mit der Software die beiden Kalender synchronisieren können.  

Gleichermaßen empfehlenswert ist die Software Sync2, die Sie zusammen mit einer zielführenden Anleitung auf der folgenden Seite finden können: 

https://www.sync2.com/ 

3. Lösungsweg: Google Kalender abonnieren und in Outlook anzeigen

Mit der „Kalender abonnieren“-Funktion in Outlook benötigen Sie keine Drittanbieter-Software, um wie bei einer echten Synchronisation sämtliche Termine im Blick zu behalten. Die praktische Abonnement-Funktion können Sie auch nutzen, um den Kalender einer anderen Person zu sehen. Selbstverständlich kann der weitere Nutzer entscheiden, welche Kalendereinträge freigegeben werden oder nicht.  

Einen Google Kalender können Sie mit den folgenden Schritten mit Outlook abonnieren: 

1. Sie benötigen die genaue iCal-Adresse, um die Abonnement-Funktion nutzen zu können. Um diese in Erfahrung zu bringen, rufen Sie die Google Kalender Anwendung im Browser auf. In der linken Seite werden unter „Meine Kalender“ Ihre Kalender aufgeführt. Wenn Sie mit der Maus über einen Eintrag fahren, erscheinen 3 Punkte, über die Sie nach dem Anklicken zu dem Menüpunkt „Einstellungen und Freigabe“ gelangen. 
2. Scrollen Sie in dem aufgehenden Fenster auf der rechten Seite zu dem Bereich „Kalender integrieren“. Im Feld „Öffentliche Adresse im iCal-Format“ finden Sie die gesuchte iCal-Adresse.
3. Rufen Sie in der Outlook-App über „Kalender öffnen“ die Option „Aus dem Internet“ auf. 
4. Kopieren Sie die iCal-Adresse in das aufgehende Fenster hinein. Bestätigen Sie den Vorgang mit „Ok“ und das Abonnement ist schon aktiv. Nun können Sie die Kalender über- oder nebeneinander organisieren. 

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