Microsoft Teams – die wichtigsten Informationen im Überblick

Insbesondere in der Geschäftswelt ist Kommunikation unerlässlich und sogar der Garant für ein funktionierendes Unternehmen mit wirtschaftlichem Erfolg. Dabei gilt es regelmäßig größere Entfernungen zu überwinden, die den Gedankenaustausch und das gemeinsame Arbeiten an Projekten erheblich erschweren können. Mit Microsoft Teams hat das Technologieunternehmen mit Hauptsitz in Redmond eine Plattform geschaffen, die Besprechungen, Chat, Notizen sowie Anhänge zu einer zentralen Lösung kombiniert. Damit handelt es sich um eine sogenannte Kollaborationssoftware, die die Zusammenarbeit in einer Gruppe über räumliche und/oder zeitliche Distanz hinweg unterstützt. Doch welche Kommunikationskanäle stehen zur Verfügung und welche Features zeichnen Microsoft Teams aus? Stimmt es, dass nun eine kostenlose Version in Office 2021 enthalten ist? In diesem Blogbeitrag nehmen wir uns diesen und vielen weiteren Fragen an. 

Was ist Microsoft Teams und welche Features zeichnen die Software aus?

Bei Microsoft Teams handelt es sich um eine cloudbasierte Software für eine effizientere Teamzusammenarbeit. Im Kern ist Teams ein chatbasierter kollaborativer Arbeitsbereich, der Gruppen- und Einzelnachrichten mit Threads und dauerhafte Unterhaltungen bietet. Benutzer können bei Bedarf von einem Gruppen- oder Einzelchat zu einem Sprach- oder Videoanruf wechseln. Wie bei anderen Messaging-Diensten können Teams-Nachrichten Emojis und GIFs (Graphics Interchange Format) enthalten. 

Mit der Teams-App können Sie Voice-over-IP (VoIP )-Anrufe zwischen Teams-Clients tätigen. Dabei ist es unerheblich, welches Endgerät von dem jeweiligen Gesprächspartner verwendet wird. Nutzer des Microsoft-Telefonsystems, die zudem einen entsprechenden Anrufplan erworben haben, können darüber hinaus auch im öffentlichen Telefonnetz (PSTN) Anrufe empfangen, tätigen und weiterleiten.  

Zusätzlich zu reinen Audioanrufen können Anwender virtuelle Meetings durchführen. Die Software bietet dabei einige wichtige Videokonferenzfunktionen wie benutzerdefinierte virtuelle Hintergründe, Besprechungsaufzeichnung, Transkription, Whiteboarding und Arbeitsräume. 

Der Bildschirm kann während Teams-Anrufen oder Videokonferenzen für andere Teilnehmer freigegeben werden. Mit dieser Funktion können unter anderem anschauliche PowerPoint-Präsentationen anderen Gesprächsteilnehmern angezeigt werden. Anstatt in einem physischen Sitzungsraum die neusten Geschäftszahlen zu präsentieren, kann mit Microsoft Teams ein vollständig digitaler Vermittlungsweg ohne bestimmten Ort gewählt werden. 

Microsoft Teams ermöglicht mehreren Personen zeitgleich an einem Dokument zu arbeiten. Darüber hinaus können im Rahmen des Softwareumgebung Dateien gespeichert und freigegeben werden. Die Kollaborationssoftware verfügt auch über umfangreiche Kalenderfunktionen, damit Benutzer ihre Arbeitswoche, Besprechungen und andere tägliche Termine stets im Blick behalten. Die enge Verknüpfung mit den Kalenderfunktionen von Microsoft Outlook wird von vielen Nutzern mehr als geschätzt. 

Über die Gastzugriffsfunktion in Microsoft Teams können Benutzer auch Personen außerhalb ihrer Einrichtung zu internen Kanälen für Messaging, Besprechungen und Dateifreigaben einladen. 

Microsoft Teams unterstützt interaktive Webinare und Meetings für bis zu 1.000 Personen. Zu den verfügbaren Funktionen gehören Host-Moderationssteuerungen, mit denen bei Bedarf Chat, Audio und Video der Teilnehmer deaktiviert werden können, und Live-Reaktionen.  

Mit welchen Geräten kann Microsoft Teams genutzt werden?

Microsoft Teams läuft auf iOS-, macOS-, Android- und Windows-Systemen und -Geräten. Die Software kann auch ohne Installation einer separaten Anwendung über Webbrowser wie Safari, Chrome, Firefox und Microsoft Edge genutzt werden. Firefox und Safari unterstützen jedoch einige der Anruf- und Besprechungsfunktionen von Teams nicht in vollem Umfang. 

Bei welchen Microsoft Produkten ist Microsoft Teams enthalten?

Wenn Sie Microsoft Office 2021 kaufen, erhalten Sie eine kostenlose Version von Microsoft Teams, die die wichtigsten Funktionen für eine effektive Zusammenarbeit zur Verfügung stellt. Darüber hinaus ist die Kollaborationsplattform ein Teil von Microsoft 365. Unter anderem mit einer Microsoft 365 Business Standard Lizenz können die Vorteile der Software in Anspruch genommen werden. 

Kann Microsoft Teams in andere Anwendungen integriert werden?

Microsoft Teams lässt sich in viele andere Softwarelösungen der Microsoft 365- bzw. Office 365-Suiten integrieren, darunter PowerPoint, SharePoint, Excel, OneDrive und Word. Für eine höhere Produktivität lässt sich Teams sogar in Apps außerhalb der Microsoft-Domäne, wie zum Beispiel Zoom, Cisco Webex Meetings und Box. integrieren. Mit Microsoft Teams App Studio können Entwickler und Unternehmen benutzerdefinierte Apps erstellen, die auf die Microsoft Teams Features zurückgreifen und auf diesem Wege bereitstellen. 

Microsoft kooperiert mit Videokonferenz-Hardwareanbietern, wie zum Beispiel Crestron, Logitech und Poly, und stellt bei bestimmten Endgeräten die Teams-Funktionen als Softwarekomponente zur Verfügung. 

Wie sicher ist Microsoft Teams?

Microsoft bietet in Teams mehrere Sicherheitsfunktionen, darunter eine Verschlüsselung von Daten während der Übertragung, die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und Single Sign-On (SSO). Nach den eigenen Angaben kann Microsoft nicht auf die von Kunden hochgeladenen Inhalte zugreifen. 

Advanced Threat Protection (ATP), der optionale Cloud-basierte Dienst von Microsoft, ermöglicht es Unternehmen festzustellen, ob über Teams geteilte Inhalte Schadsoftware enthalten. Wenn dies der Fall ist, kann bereits mit wenigen Schritten ein Zugriff auf die Dateien unterbunden werden.  

Private Kanäle innerhalb von Teams halten Unterhaltungen zwischen bestimmten Nutzern privat. Nur Inhaber oder Mitglieder des privaten Kanals können auf die Gesprächsinhalte zugreifen. Private Kanäle sind hilfreich, wenn Nutzer einen abgetrennten Bereich benötigen, um sensible Informationen wie Budgets zu besprechen. 

Ob als Bestandteil von Office 2021 oder im Rahmen einer Microsoft Office 365 Business Standard Lizenz, wir ebnen Ihnen zum besten Preis den Weg zu der effizienten Kollaborationssoftware Microsoft Teams.