Anleitung: So erstellen Sie einen Serienbrief mit Microsoft Office

Anleitung: So erstellen Sie einen Serienbrief mit Microsoft Office

Vor allem die unterschiedlichen Bestandteile des Produktes ermöglichen eine effektive Arbeit. Dies gilt beispielsweise mit Microsoft Word, mit Excel oder auch mit PowerPoint. Aber auch am heimischen Arbeitsplatz sind die unterschiedlichen Lösungen und Pakete von Microsoft immer wieder im Einsatz, unter anderem auch dank attraktiver Konditionen und günstiger Preise. Gleichzeitig gehen die Möglichkeiten oftmals über ein einfaches Schreiben von Texten oder das Erstellen individueller Präsentationen hinaus. So können Sie die Bestandteile des Pakets unter anderem für die Anfertigung von Serienbriefen verwenden. Wie dies funktioniert, erfahren Sie hier im folgenden Ratgeber.

Wann ist ein Serienbrief eigentlich eine sinnvolle Maßnahme?

Ein Serienbrief ist im Grunde ein Schriftstück, welches an viele unterschiedliche Empfänger geschickt werden soll. Mit einem solchen Brief lassen sich beispielsweise wichtige Informationen oder auch Neuerungen sehr schnell verteilen und weiterleiten. Wer also immer wieder einmal mehrere Empfänger ansprechen und erreichen möchte, kann mit einem Serienbrief sehr viel Zeit sparen. Mehrfaches Schreiben, immer wieder anpassen oder viel Aufwand gehören also mit der kurzen Eingewöhnung und etwas Erfahrung endgültig der Vergangenheit an.

Entsprechende Ansprüche finden sich immer wieder, beispielsweise im Vereinswesen oder aber auch im Unternehmen. Allerdings geht der Bedarf an einen praktischen Serienbrief noch einmal deutlich weiter, unter anderem erstreckt sich dieser auch auf das private Umfeld. Wenn Sie beispielsweise eine große Feier planen und alle Teilnehmer persönlich einladen möchten, können Sie mit einem praktischen Serienbrief ebenfalls sehr viel Zeit sparen und diese anstehende Aufgabe effektiv erledigen.

Für den Serienbrief sind Excel und Word von großer Bedeutung

Wenn Sie sich nun für das Erstellen eines Serienbriefes entscheiden möchten, müssen Sie keine separate Software verwenden. Setzen Sie hingegen auf das beliebte Office-Paket aus dem Hause Microsoft, welches alle notwendige Werkzeuge mit sich bringt. Im Mittelpunkt stehen hierbei die Lösungen Word und Excel. Prinzipiell können Sie einen Serienbrief auch nur mit Microsoft Word erstellen, da dieses Programm die perfekten Möglichkeiten zum Verfassen der Briefe mit sich bringt.

Wenn Sie allerdings sowieso ein komplettes Office-Paket auf Ihrem Rechner im Einsatz haben, können Sie sich aber auch auf die attraktiven Vorteile von Excel verlassen. Vor allem für die Verarbeitung der notwendigen persönlichen Daten bringt die Tabellenkalkulation die genau richtigen Werkzeuge mit sich. Auch hiermit beschäftigt sich der folgende Ratgeber mit einer entsprechenden Anleitung, damit Sie die zahlreichen Vorteile ganz einfach in Anspruch nehmen können.

Das Erstellen von Serienbriefen gelingt mit Bordmitteln sehr einfach

Serienbriefe bieten viele Vorteile, werden von vielen Anwendern allerdings immer wieder gemieden, da die Nutzer einen großen Aufwand befürchten. Nach einer sehr einfachen und kurzen Eingewöhnung müssen Sie sich allerdings keine Gedanken mehr machen, denn Microsoft Office ist auch auf diesen Bereich und diese Arbeit ausgelegt, sodass alle notwendigen Features direkt ab Werk mit dabei sind. Wir empfehlen Ihnen deshalb ein ganz einfaches Ausprobieren und Lesen der folgenden Anleitung, damit Sie selbst merken, dass ein neuer und passender Serienbrief schnell erstellt ist.

Schritt-für-Schritt – so fertigen Sie die Serienbriefe mit Microsoft Office an

Daten in der Excel-Tabelle erfassen:

– Schritt 1:

Für das Erstellen der Serienbriefe ist eine umfassende Datenlage notwendig. Hierfür starten Sie in Microsoft Excel. Öffnen Sie das Programm und starten Sie ein neues Arbeitsblatt.

– Schritt 2:

Legen Sie Spalten mit den folgenden Bezeichnungen und in dieser Reihenfolge an:
o 1.      Anrede und ggf. Titel
o 2.      Vorname
o 3.      Nachname
o 4.      Straße und Hausnummer
o 5.      Postleitzahl
o 6.      Ort
o 7.      Ausformulierte Anrede
– Schritt 3: Nutzen Sie ein digitales Adressbuch, beispielsweise in Form von Outlook, können Sie die Daten aus diesem ganz einfach im .csv-Format exportieren. Diese lassen sich dann mit nur einem Handgriff in die neue Tabelle übernehmen. Alternativ tragen Sie die Informationen nun manuell in die jeweilige Spalte ein.

Briefe in Word erstellen:

– Schritt 1:

Öffnen Sie Word und erstellen Sie ein neues Textdokument.

– Schritt 2:

Verfassen Sie nun den Brief und lassen Sie oben einige Zeilen frei, damit später die Adresse und die Anrede eingefügt werden können.

– Schritt 3:

Starten Sie nun den Seriendruck-Assistenten aus Microsoft Word, der in der Registerkarte Sendungen zu finden ist. Rufen Sie hierfür das Dropdown-Menü auf und wählen Sie den Punkt „Briefe“ aus.

– Schritt 4:

Erleichtern Sie sich die Arbeit zusätzlich, indem Sie nun auch den „Seriendruck-Assistenten mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen“ starten. Dieser begleitet Sie Schritt für Schritt durch das endgültige Erstellen des Serienbriefes.

– Schritt 5:

Befolgen Sie nun die Anweisungen und wählen Sie zunächst die Funktion „Briefe“, dann „Aktuelles Dokument verwenden“ aus. Anschließend fragt Sie Word, welche Informationen bzw. Adressen in dem Serienbrief genutzt werden soll.

– Schritt 6:

Hierfür können Sie nun den Punkt „Vorhandene Liste verwenden“ nutzen. Klicken Sie auf die Schaltfläche  „Weiter: Schreiben Sie ihren Brief“ und wählen Sie dann die notwendige Datenquelle in Form der Excel-Datei aus.

– Schritt 7:

Greifen Sie dann auf  die Bedienelemente von Microsoft Word zurück und fügen Sie noch die Grußzeile und den Block mit den Adressdaten ein. Je nach Vorausfüllung der Excel-Tabelle fallen die Anreden sehr persönlich oder eher unpersönlich aus, hier bleiben so gut wie keine Wünsche offen.

Die notwendige Software für die Anleitung erhalten Sie bei uns

Bevor Sie mit der Arbeit am Serienbrief beginnen können, müssen Sie natürlich über das entsprechende Office-Paket auf Ihrem Rechner verfügen. Sollten Sie hierfür noch keine Lizenz besitzen, stellt dies gar kein Problem dar, denn bei uns im BestSoftware Online-Shop erhalten Sie die passenden Produkte zu attraktiven Konditionen. Selbstverständlich beinhaltet unser Sortiment im Shop unterschiedliche Versionen und Varianten, denn neben dem aktuellen Office 2021 können Sie auch die Vorgänger Office 2019 oder Office 2016 zu besonders günstigen Konditionen sparen und mit diesen sehr viel Geld sparen. Bei uns im BestSoftware Online-Shop erwarten Sie perfekte Bedingungen zum Einkauf von Microsoft Office, auch die schnelle Lieferung kann begeistern. Denn wir übernehmen die Auslieferung des Keys innerhalb von maximal 30 Minuten per E-Mail, sodass einer direkten Aktivierung nichts mehr im Wege stehen dürfte. Verlassen Sie sich ebenfalls auf einen perfekten Kundendienst, denn der Service steht bei uns im Mittelpunkt. Greifen Sie also gerne zu und kaufen Sie jetzt das gewünschte Office-Paket bei uns im BestSoftware Online-Shop.