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PDF – eines der beliebtesten Dateiformate
PDFs sind allgemein als eines der beliebtesten und bequemsten Dateiformate zum Teilen und Anzeigen von Dokumenten bekannt. Aufgrund der hohen Anpassungsfähigkeit, der guten Lesbarkeit und zahlreicher Sicherheitsfunktionen ist die Konvertierung von Dokumenten in das PDF-Format in vielen Fällen sinnvoll.
Ob es darum geht, eine sensible Tabelle zu teilen oder eine komplexe Infografik zu drucken, die perfekt aussehen muss, es gibt einige Fälle, in denen PDFs Ihr bester Freund sein sollten. Lesen Sie weiter, um mehr über die Vorteile der Verwendung von PDFs in bestimmten Situationen zu erfahren.
Was sind die Vorteile von PDFs?
PDFs wurden ursprünglich als Format erstellt, das unabhängig vom Gerät immer seine exakte Formatierung beibehält. Dies ist sehr praktisch, da Dateiinhalte niemals verzerrt oder verändert werden.
PDFs sind mit nahezu jedem Browser kompatibel und können in Sekundenschnelle mit einer Reihe von Geräten wie Laptops, Tablets oder Smartphones angezeigt oder heruntergeladen werden. Eine PDF-Datei hat eine einheitliche Formatierung, egal welches Endgerät Sie verwenden.
Andere Dateitypen sind häufig weniger genau, da sie jederzeit von jedem mit entsprechenden Zugriffsrechten geändert werden können. Sobald der Autor einer Nicht-PDF-Datei eine Schriftart auswählt, die das Gerät des Empfängers nicht unterstützt, wird die Schriftart beim Ziel automatisch geändert. Schon kann die gesamte Formatierung dahin sein oder das Dokument einfach unprofessionell wirken. Derartige Probleme gibt es bei einer PDF nicht.
Ein weiterer Vorteil von PDFs ist die Möglichkeit, ein Dokument mit einem Passwort zu sichern. Professionelle PDF-Programme wie Nuance Power PDF Advanced 2.1 und Kofax Power PDF Standard 4.0 haben einige Features zu bieten, die die Sicherheit erhöhen.
Diese Dokumente bieten sich als PDF an
Es gibt zahlreiche Dokumente, die als PDF eine äußerst gute Figur machen und praktischer zu handhaben sind. Lebensläufe können zur vollständigen Lesbarkeit effizient an jedes Unternehmen gesendet werden. Geschäftsdokumente der unterschiedlichsten Art können unkompliziert unterzeichnet und mit Formularfeldern ausgestattet werden. Benutzer können sogar PDF-Designportfolios erstellen.
Um ein Word-Dokument anzuzeigen, muss auf dem Computer die entsprechende Software installiert sein. Unter anderem Word 2019 und Word 2021 sind aus gutem Grunde auf unzähligen Rechnern anzutreffen. Allerdings gibt es einige User, die Google Docs oder andere Softwarelösungen nutzen. Somit gibt es keine Garantie, dass der Empfänger über eine aktive Version von Microsoft Office verfügt. Jeder mit einfacher PDF-Software oder Internet-Browsing-Fähigkeiten kann ein PDF kostenlos betrachten.
Beim Zusammenstellen von Newslettern, Katalogen, Handbüchern oder Fachbeiträgen sind PDFs die beste Möglichkeit, um solche Dokumente zu konsolidieren und zu verteilen. Ob Sie sie per E-Mail versenden, auf Ihrer Website veröffentlichen oder auf einer Konferenz verteilen möchten, PDFs sind die beste Wahl für die Erstellung einer qualitativ hochwertigen Publikation.
PDFs eignen sich hervorragend für die Archivierung, da sie klein und durchsuchbar sind. Außerdem wird das Dateilayout beibehalten. Noch vor wenigen Jahren war es sehr schwierig, PDFs zu durchsuchen – ein großer Nachteil für die Archivierungskompatibilität. Jetzt machen es zahlreiche PDF-Softwareprodukte einfach, eine PDF zu gestalten und bestimmte Inhalte zu finden.
PDF-Dateien sind für Geschäfts- und Rechtsdokumente sowie Formulare sinnvoll, die ihr präzises Erscheinungsbild und ihre Sicherheit bewahren müssen. PDF-Dokumente sind die sicherste Option, um Manipulationen oder unbefugte Änderungen zu vermeiden. Für streng vertrauliche Dokumente können Absender erweiterte Sicherheitsmaßnahmen anwenden.
Haben Sie schon mal ein Microsoft Word-Dokument erhalten und beim Ausdruck unschöne Verzerrungen entdeckt? Dokumenteinstellungen gehen während der Übertragung manchmal verloren oder werden geändert. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihr Empfänger ein Dokument erhält, das genau so aussieht, wie Sie es möchten, besteht darin, es als PDF zu speichern und zu versenden.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Berichte eine Kombination aus Word-, Excel-, PowerPoint-, JPG- und PNG-Dateien in einem einzigen Dokument enthalten. Wie bringen Sie diese inkompatiblen Dateien dazu, in einem einzigen Bericht ästhetisch zusammenzupassen? Denken Sie auch hier daran, dass PDFs Ihr Freund sind. Speichern Sie Ihre separaten Dateitypen als PDFs und führen Sie sie dann zu einer einzigen PDF-Datei zusammen. Erhalten Sie professionelle Berichte aus einem Guss.
PDF-Dateien lassen sich einfacher konsolidieren und per E-Mail, DropBox, Social Media, OneDrive oder einer anderen Dateifreigabeplattform versenden. Ihr Empfänger erhält stets eine gestochen scharfe, saubere PDF-Datei, die genau so aussieht, wie Sie es wollten.
PDF-Dateien erstellen – mit der richtigen Software kein Problem
In Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word ist das Speichern einer Datei als PDF ganz einfach. Seit Word 2007 können Benutzer ihre Word-Dokumente in PDFs konvertieren, indem sie “Als PDF speichern” auswählen. Mit Office 2010 ist das Konvertieren von Excel– und PowerPoint-Dokumenten in PDFs noch einfacher geworden. Selbstverständlich bieten auch die aktuellen Office Lösungen wie Microsoft Office 2019 und Microsoft Office 2021 diese Funktionalität.
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