Microsoft Project – das können Sie mit der Software machen

In jedem Lebensbereich, damit sowohl privat als auch im beruflichen Umfeld, sind Projekte mit verschiedenen Aufgaben und bestimmten Zielen anzutreffen. Dabei kann es unter Umständen zu einer besonderen Herausforderung werden, die Termine, die notwendigen Ressourcen und den Projektstand im Blick zu behalten. Ob die Organisation eines Straßenfestes, die Durchführung eines Bauprojektes oder die Einführung einer neuen Software im Unternehmen, sobald es zu einer kleinen Störung kommt, können selbst die durchdachtesten Pläne ins Wanken geraten und eine Überarbeitung wird notwendig. Erfreulicherweise gibt es eine Software, die die Projektplanung erheblich vereinfacht, zahlreiche Features zur Verfügung stellt und dabei noch einfach zu bedienen ist: Microsoft Project. In diesem Blogbeitrag schauen wir uns die intelligente Softwarelösung und die denkbaren Einsatzmöglichkeiten etwas näher an. 

Was ist Microsoft Project und in welchen Bereichen kann die Software genutzt werden?

Bei Microsoft Project handelt es sich um ein Programm zum Planen, Steuern und Überwachen von Projekten der unterschiedlichsten Art. Die Projektplanungssoftware wird in unzähligen Branchen eingesetzt, darunter Einzelhandel, Finanzdienstleistungen, Bauunternehmen, Verwaltung, Fertigungsunternehmen und im Gesundheitsbereich. Allerdings wissen auch private Anwender die Software gewinnbringend zu nutzen, zum Beispiel um eine große Familien- oder Vereinsfeier mit mehreren Programmpunkten zu planen, einen Umzug in ein übersichtliches Projektformat zu bringen oder den eigenen Hausbau mit sämtlichen Phasen abzubilden. 

Wenn Sie Microsoft Project kaufen, können Sie Projektpläne entwickeln, Ressourcen verwalten und zuweisen, den Fortschritt eines Projektes verfolgen, Gantt-Diagramme erstellen, Aufgaben festlegen und sogar Budgets verwalten. Die Software stellt darüber hinaus Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie aussagekräftige Berichte über Projekte erstellen können.  

Welche Microsoft Project Editionen sind verfügbar und was sind die Unterschiede?

Sowohl bei Microsoft Project 2021 als auch bei den darunterliegenden Versionen gibt es neben einer Standard– auch eine Professional-Edition. Wenn Sie zum Beispiel Microsoft Project 2019 Standard kaufen, erhalten Sie eine Grundvariante des Projektmanagement-Tools. Die zentralen Funktionen stehen in vollem Umfang zur Verfügung, wie das Erstellen von Zeitplänen, Aufgaben und Geschäftsinformationen. Zahlreiche Vorlagen vereinfachen den Einstieg in eine professionellere Projektverwaltung. Nur wenige Schritte sind erforderlich, um einen Bericht zu erstellen, der die wichtigsten Projektinformationen zusammenfasst. 

Die Professional-Edition bietet die Features von Microsoft Project Standard und ergänzt diese um weitere Funktionen, die insbesondere das Projektmanagement in größeren Unternehmen unterstützen. Wenn Sie zum Beispiel Microsoft Project 2019 Professional kaufen, profitieren Sie von zusätzlichen Ressourcenverwaltungstools, weiteren Teamfunktionen, der nahtlosen Integration in Power BI inklusive Analyse-Funktionen, Vorgangspfaden in Gantt-Diagrammen und der Integration von Skype for Business. Die Professional-Edition setzt verstärkt auf eine effiziente Zusammenarbeit im Team und ist daher bei Projekten mit mehreren Akteuren oftmals die bessere Alternative. 

Der Nutzen von Microsoft Project für Unternehmen

Microsoft Project ist eine Einzelplatzanwendung, die dezentral ohne weitere Abhängigkeiten im Unternehmen eingesetzt werden kann. Sie eignet sich für das Management von Terminen, Kosten und Ressourcen eines einzelnen Projektes. Die Softwarelösung hilft unter anderem bei der Beantwortung der folgenden Fragen: 

• Welche Arbeitsschritte sind nötig, um das gesetzte Projektziel zu erreichen? 
• Wann müssen welche Ressourcen zur Verfügung stehen? 
• Welche Arbeiten können nicht rechtzeitig erledigt werden? 
• Wie ist es um die Auslastung bestellt? Welche Kapazitäten bzw. Kompetenzen fehlen? 
• Welche Gesamtkosten sind zu erwarten? 

Im heutigen Wirtschaftsleben kann die Fähigkeit, diese und vergleichbare Fragen mit ausreichender Qualität zu beantworten, einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil bringen. Insbesondere wenn sich die Rahmenbedingungen ändern, zum Beispiel durch Lieferverzögerungen, gilt es zeitnah zu reagieren und die Projektplanung anzupassen.  

Die Microsoft Project-Software enthält vertraute Planungstools, mit denen Benutzer Aufgaben auflisten, sie Teammitgliedern zuweisen und Details wie Dauer und Fälligkeitsdatum festlegen können. Das Projektplanungsprogramm enthält verschiedene Ansichten wie Rasteransicht, Tafelansicht und Zeitachsen-/Gantt-Diagrammansicht, über die Projektmanager den jeweiligen Status überwachen können. Als kollaborative Software ermöglicht Microsoft Project die gemeinsame Dokumenterstellung, sodass Projektteams mit anderen Beteiligten zusammenarbeiten können, um Aufgabenlisten, Projektpläne, Abhängigkeiten und Prioritäten zu bearbeiten und zu aktualisieren. Mit Microsoft Project können Teams den Ressourcenbedarf prognostizieren, Engpässe frühzeitig vorhersagen, die Auslastung verwalten und die pünktliche Projektlieferung sicherstellen. 

Microsoft Project ist ein Pionier unter den Projektmanagement-Tools und wurde 1984 kommerziell veröffentlicht. Es handelt sich um eine stabile Software, die ständig um relevantere Funktionen erweitert wird, die den Bedürfnissen der Anwender entsprechen. 

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